Cómo usar Notion o Trello para organizar tu emprendimiento

Emprender es emocionante, pero también puede ser caótico. Con tantas ideas, tareas y proyectos al mismo tiempo, es fácil sentirse abrumado. Por eso, tener una herramienta de organización no es un lujo, es una necesidad.

En este artículo aprenderás cómo usar Notion y Trello, dos de las plataformas más populares y versátiles para emprendedores. Verás cómo pueden ayudarte a gestionar tus tareas, proyectos, clientes y contenido de forma clara, profesional y sin perder tiempo.

¿Por qué necesitas una herramienta de organización?

Sin estructura, tu emprendimiento depende solo de tu memoria, tu energía y tus notas desordenadas. Y eso no es sostenible. Una herramienta de organización te ayuda a:

• 📌 Tener claridad sobre tus objetivos y prioridades
• ✅ Hacer seguimiento de tareas sin olvidos
• 💡 Visualizar proyectos a corto y largo plazo
• 📊 Medir tu progreso y detectar cuellos de botella
• 🤝 Colaborar con tu equipo o freelancers

¿Qué es Trello?

Trello es una herramienta basada en el sistema Kanban. Funciona con tableros, listas y tarjetas que puedes mover de una columna a otra. Es visual, simple e ideal para quienes prefieren ver todo de un vistazo.

Es perfecta para:

• Gestión de tareas
• Flujos de trabajo (ventas, contenido, clientes)
• Colaboración en equipo

Ventajas de Trello:

• Fácil de usar y muy visual
• Ideal para organizar proyectos simples
• Integraciones con Google Drive, Slack, y más
• Aplicación gratuita muy completa

¿Qué es Notion?

Notion es una herramienta más completa y flexible. Funciona como una hoja en blanco donde puedes crear páginas, bases de datos, listas, calendarios, tablas, wikis y más. Es como tener Google Docs, Trello, Evernote y una agenda… todo en uno.

Es perfecta para:

• Gestión de tareas complejas
• Organización de contenido
• Documentación interna de tu negocio
• Planificación estratégica

Ventajas de Notion:

• Muy flexible y personalizable
• Ideal para tener toda tu información centralizada
• Permite bases de datos enlazadas y filtros
• Plantillas preconfiguradas para casi todo

¿Cuál elegir: Notion o Trello?

No hay una mejor que otra. Depende de tu estilo de trabajo:

Funcionalidad	Trello	Notion
Facilidad de uso	Muy fácil	Requiere curva de aprendizaje
Visualización Kanban	✔️	✔️ (menos intuitivo)
Gestión de contenidos	❌	✔️
Bases de datos	❌	✔️
Multifuncionalidad	Limitada	Muy alta

Cómo usar Trello para tu emprendimiento

1. Crea un tablero para tu negocio

Por ejemplo: “Gestión de negocio 2025”. Dentro de este tablero, crea listas como:

• Ideas
• Por hacer
• En proceso
• Hecho

2. Usa tarjetas para cada tarea

Cada tarjeta representa una tarea. Puedes añadir:

• Descripción
• Checklist
• Fecha límite
• Etiquetas por color
• Adjuntos y comentarios

3. Agrega automatizaciones con Butler

Trello permite automatizar tareas: mover tarjetas, enviar recordatorios, marcar como completado, etc.

4. Colabora con tu equipo

Invita a otros usuarios al tablero y asigna tareas. Todo se actualiza en tiempo real.

Cómo usar Notion para tu emprendimiento

1. Crea una página principal del negocio

Nómbrala como tu emprendimiento. Allí puedes enlazar subpáginas como:

• 📈 Plan estratégico
• 🧠 Ideas de contenido
• 📝 Calendario editorial
• ✅ Tareas pendientes
• 📊 Finanzas

2. Usa bases de datos para seguimiento

Notion permite crear tablas tipo Excel con más funciones. Ejemplos:

• Base de datos de clientes
• CRM de ventas
• Registro de ingresos y gastos
• Progreso de proyectos

3. Visualiza con vistas múltiples

Una base de datos puede tener diferentes vistas: tabla, galería, lista, calendario o kanban. Perfecto para adaptarse a tus necesidades.

4. Usa plantillas y duplica páginas

Notion tiene una enorme galería de plantillas gratuitas. También puedes crear tus propias plantillas para propuestas, briefings, reportes, etc.

5. Colabora en equipo o con clientes

Notion permite compartir páginas individuales o espacios completos. Ideal si trabajas con freelancers o agencias.

Consejos para implementar y no abandonar

• ✅ Empieza simple. No intentes hacer todo desde el primer día.
• ✅ Usa una sola herramienta para no dispersarte.
• ✅ Revísalo cada día. Haz de Notion o Trello tu panel de control.
• ✅ Automatiza recordatorios o tareas repetitivas.
• ✅ Personalízalo con tu marca para hacerlo más atractivo.

Conclusión

Un emprendimiento desorganizado no puede escalar. Usar herramientas como Notion o Trello te da control, claridad y enfoque. No necesitas ser un experto en productividad: solo necesitas un sistema que funcione para ti.

Dedica tiempo a diseñar tu espacio digital. Será tu base de operaciones, tu oficina virtual. Y sobre todo, recuerda: la herramienta no hace al emprendedor, pero un emprendedor organizado puede lograr mucho más en menos tiempo.

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Publicado por Ruta de Emprendedores

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